Convention de partenariat éclipse 2026 entre offices de tourisme et hôteliers : modèle et bonnes pratiques

Pour les offices de tourisme, CDT, CRT et hôteliers du Sud-Ouest et plus largement de France, la convention de partenariat éclipse 2026 est un outil contractuel clé pour structurer l'offre territoriale, partager les coûts et maximiser l'impact commercial. Modèle synthétique commenté.

Objet de la convention

Définir les conditions de la coopération entre l'OT/CDT et un hébergement local pour proposer aux clients :

• Une expérience packagée "Eclipse 12 août 2026"
• Des lunettes éclipse Xythia certifiées EN ISO 12312-2 incluses dans le séjour
• Un dispositif d'observation collective le soir du 12 août
• Une communication coordonnée vers les marchés cibles

Engagements de l'office de tourisme

• Communication : promotion des hébergements partenaires sur les supports de l'OT (site, brochure, réseaux sociaux, partenaires Atout France)
• Animation territoriale : organisation d'un événement d'observation collective ouvert au public 12 août au soir
• Information visiteurs : kit d'information éclipse (carte des spots, horaires, conseils sécurité) distribué via les hébergeurs
• Achat groupé : commande mutualisée des lunettes pour bénéficier des tarifs dégressifs Xythia (prix réduit dès 25 paires, encore plus dès 2000)

Engagements de l'hôtelier partenaire

• Allotement : réservation de [X] chambres en allotement OT pour commercialisation pack "Eclipse Experience" (à libérer J-7 si non vendues)
• Inclusion lunettes : remise gratuite à chaque client du pack d'une paire de lunettes Xythia personnalisée logo hôtel + logo territoire
• Kit info : distribution dans chaque chambre du kit OT (horaires, carte, conseils)
• Briefing client : information orale par la réception sur l'événement, les bonnes pratiques, le point d'observation collectif
• Tarif préférentiel : application d'une grille tarifaire majorée selon la convention (+30 à +60% vs tarif standard équivalent)
• Reporting : transmission mensuelle à l'OT du nombre de réservations et chiffre d'affaires généré (anonymisé pour confidentialité)

Tarification et flux financiers

3 modèles possibles à choisir selon la culture territoriale :

Modèle A — Allotement classique

L'OT vend le pack incluant le séjour. L'hôtelier facture l'OT au tarif négocié, l'OT marge sur la vente finale. Lunettes achetées par l'OT (achat groupé) et remises gratuitement à l'hôtelier pour distribution.

Modèle B — Commercialisation directe + commission OT

L'hôtelier vend directement et commission l'OT de 5-10 % pour les ventes générées via le canal OT. Lunettes co-financées (paiement intégral à la commandepar exemple).

Modèle C — Cofinancement promotionnel

L'OT prend en charge 100 % des lunettes (animation territoriale). L'hôtelier propose le pack avec lunettes incluses sans surcoût ajouté. Modèle idéal pour les hôtels indépendants ou les zones où l'OT veut booster la fréquentation.

Clauses importantes à insérer

• Durée : du [date] au 31 août 2026 (couvre l'événement + post-event)
• Résiliation : possible avec préavis 15 jours en cas de manquement avéré
• Confidentialité sur les volumes commerciaux échangés
• Données personnelles : conformité RGPD sur la communication client
• Force majeure : météo catastrophique le 12 août n'est PAS un cas de force majeure (l'éclipse a lieu, même couverte)
• Litige : tentative de conciliation préalable, puis tribunal compétent du siège de l'OT

Modèle de calendrier